SENIOR EXECUTIVE ASSISTANT

Job Description

By clicking the “Apply” button, I understand that my employment application process with Takeda will commence and that the information I provide in my application will be processed in line with Takeda’s Privacy Notice and Terms of Use. I further attest that all information I submit in my employment application is true to the best of my knowledge.

Job Description

PROPÓSITO DEL ROL:

Este rol desempeña un papel fundamental para garantizar la eficacia, la eficiencia y la productividad del Gerente General, a través del apoyo administrativo, operativo y estratégico.

Este puesto actúa como asesor entre el Gerente General y los Stakeholders internos y externos para facilitar la comunicación, la toma de decisiones oportuna y la ejecución de iniciativas claves del negocio.

Además, apoya la planificación estratégica, la coordinación de proyectos y las actividades de gobierno corporativo, contribuyendo al logro de los objetivos.

RESPONSABILIDADES:

• Gestionar la agenda del Gerente General, incluyendo la programación de reuniones, la gestión de correos electrónicos y llamadas telefónicas, además, facilitar la coordinación con clientes y asociaciones comerciales, etc.
• Coordinar los viajes del Gerente General, incluyendo la preparación de la documentación de viaje, la reserva de alojamiento y transporte, y la planificación de comidas e itinerarios.
• Proporcionar apoyo administrativo como la creación de presentaciones, el mantenimiento de registros de las actividades de planificación estratégica, la redacción y distribución de actas de reuniones, brindando el seguimiento oportuno.
• Mantener un alto grado de profesionalismo y estricta confidencialidad al manejar información sensible, especialmente en asuntos relacionados con comités ejecutivos y foros de decisiones estratégicas.
• Organizar y brindar apoyo en reuniones estratégicas internas y externas, garantizando la alineación con las prioridades y gestionando las tareas administrativas como la preparación de órdenes de compra, la adquisición de materiales y la tramitación de facturas a proveedores.
• Apoyar el seguimiento y la generación de informes sobre indicadores clave de desempeño (KPI), y ayudar en la preparación de Dashboards y eventos empresariales.
• Monitorear continuamente las tendencias del sector, las iniciativas y las prioridades de la empresa para anticipar proactivamente las necesidades del Gerente General y contribuir a la toma de decisiones.
• Liderar o apoyar proyectos especiales, garantizando su entrega puntual y su alineación con los objetivos de la empresa.

HABILIDADES, COMPETENCIAS Y EXPERIENCIA:

• Título profesional en carreras administrativas.
• Mínimo 3 años de experiencia en un puesto administrativo reportando directamente a la alta dirección.
• Inglés avanzado.
• Sólidas habilidades de gestión del tiempo y capacidad para organizar y coordinar múltiples proyectos simultáneos.
• Dominio de herramientas de productividad y aptitud para aprender nuevos software y sistemas.
• Atención al detalle.
• Comprensión de las prioridades del negocio y la estrategia corporativa.
• Capacidad para apoyar la toma de decisiones estratégicas.
• Proactividad para identificar y abordar desafíos.
• Capacidad para anticipar las necesidades y actuar de manera autónoma.
• Sólidas habilidades interpersonales; capacidad para trabajar eficazmente con equipos diversos.
• Sólidas habilidades de comunicación tanto escritas como orales y en presentaciones.
• Capacidad para mantener la confidencialidad de la información.
• Creatividad y capacidad para desarrollar nuevas soluciones, procesos e ideas.
• Compromiso para fomentar la diversidad, la equidad y un entorno inclusivo.

Locations

Worker Type

Worker Sub-Type

Time Type