Contrôleur de document

Job Description

Technicien en Gestion Électronique Documentaire (GED)

La principale mission du Technicien en Gestion Électronique Documentaire (GED) est d’assurer la gestion de l’information au niveau du projet.

Le rôle est défini simplement comme le point de coordination pour assurer une transition harmonieuse de la création, de la distribution, de la saisie, du stockage et de la récupération de l'information sur tous les échanges de données et de communications.

Responsabilités :

• Suivre les procédures mis en place sur le projet

• Mis à jour de la base de données des systèmes de gestion électronique

• Exécuter toutes tâches reliées au système tel que demandé par le manager de la GED

• Examiner et entrer les données de documents dans les systèmes du projet en s’assurant que l’information saisie est précise et conforme en tout temps

• Maintenir et distribuer à l’aide d’outils automatisés les correspondances entrantes et internes

• Préparer et vérifier la précision des lettres de transmission de documents générées par les systèmes

• Relancer la revue de la documentation à l’aide de rapports extraits de nos logiciels

• Gérer la revue de la documentation des dessins de fournisseurs dans les délais précisés par le projet

• Émissions de toute documentation administrative, de référence, Technique et de fournisseurs selon une liste de distribution établie

• Maintenir le classement électronique et / ou papier des dernières révisions de la documentation (Plan et autres) afin d’assurer la construction que l’équipe possède la dernière révision en main

• Tenir à jour les bâtons de dessins (Stick File) classés par contrat ou par segment

• Émission de rapports de suivi

• Réceptionner, contrôler et livrer la documentation reçue

Exigences:

• Bonne connaissance des techniques de la documentation ;

• Minimum de 2 à 5 ans d'expérience en contrôle de documents ;

• Maitrise de MS Office

• Connaissance de SharePoint 2013, un atout

• Connaissance des logiciels Aconex, PM+, PDMC – Un atout

• Expérience sur un projet de construction

• Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français et anglais)

• Connaissance d’Acrobat Adobe

• Connaissance et aptitude aux principes de GID (Gestion Informatique Documentaire) / GED (Gestion Électronique Documentaire)

Atouts:

• Porter attention aux détails

• Organisé; avec une capacité à gérer leur temps efficacement et de prioriser les tâches

• Ordonné, souci d’avoir un département propre en minimisant le papier

• Une volonté de s'impliquer et de faire ce qui est nécessaire pour améliorer le fonctionnement global des systèmes de gestion des documents et du projet en collaborant avec son Manager

• Capacité de travailler sous pression et de respecter les délais

• Auto motivé et désireux d'apprendre

• Bonne attitude en travail d’équipe

• Personne ponctuelle

• Reconnu pour son dynamisme, ses habiletés relationnelles et son ouverture d’esprit

• Aptitudes