Executive Assistant

Job Description

Une entreprise qui transforme le monde qui nous entoure Chez Palantir, nous concevons des logiciels qui offrent des solutions aux problèmes les plus importants au monde. Nous établissons des partenariats avec les plus puissantes institutions afin de transformer l'utilisation de leurs données. Nos logiciels sont utilisés pour empêcher des attaques terroristes, découvrir de nouveaux médicaments, déjouer des fraudes bancaires, et bien plus encore. Missions proposées Notre équipe de support administratif ne se contente pas d’accompagner nos dirigeants : nous sommes au cœur des activités des collaborateurs très impliqués de Palantir. Nous développons de solides liens avec les personnes que nous accompagnons. Nous anticipons leurs besoins dans un esprit amical, volontaire et engagé, sans qu’il soit nécessaire de nous le demander. Notre passion pour aider les autres fait de nous une ressource inestimable chez Palantir, et nous sommes très fiers du soutien que nous apportons. À ce titre, vous serez chargé(e) de différentes responsabilités en matière de soutien administratif. Vous serez un(e) excellent(e) organisateur/organisatrice, et gérerez avec précision les dépenses, les déplacements et les emplois du temps. Vous ferez preuve de tact et de diplomatie, et aiderez à gérer les relations avec les principaux intervenants internes et externes de Palantir. Vous ferez également preuve de discernement et de réflexion stratégique ; vous comprendrez les priorités conflictuelles et vous les organiserez en conséquence. Responsabilités clés • Assure le soutien administratif, qui comprend la manipulation d’informations hautement confidentielles. • Organise les déplacements professionnels (nationaux et internationaux). • Gère des emplois du temps complexes en faisant preuve de discernement pour coordonner les emplois du temps avec les priorités stratégiques et optimiser la productivité. • Organise et classe les e-mails entrants par priorité, en temps réel. • Établit des relations professionnelles de façon proactive avec les parties prenantes internes et externes. • Identifie les dysfonctionnements et les opportunités d’amélioration, crée de nouveaux processus et solutions, et les met en application. Compétences recherchées • Capacité à réfléchir et à réagir rapidement, à anticiper les besoins et à travailler en toute autonomie, en portant une attention particulière aux détails. • Capacité à collaborer avec tact, sensibilité et convivialité avec toutes sortes d’équipes, en interne comme en externe. Haut niveau de professionnalisme, de confidentialité et de discrétion dans les échanges internes et externes. • Capacité à accomplir plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités, avec un sens aigu de l’urgence. • Excellentes compétences en communication et discernement. • Motivation personnelle et volonté de développer de nouvelles sources, de nouveaux processus, de nouveaux contenus, ou de contribuer autrement à la mission globale de l’entreprise. • Français et anglais courants. • Capacité à travailler selon des horaires flexibles basés sur les besoins des collaborateurs ou de l’équipe que vous accompagnerez. Disponibilité occasionnelle en soirée/week-end, ainsi que des déplacements jusqu’à 25 % du temps, vers les bureaux nationaux et internationaux de Palantir. De préférence • Deux ans minimum d’expérience en accompagnement d’équipe ou en assistanat, de préférence dans un environnement dynamique. • Excellentes compétences en informatique et maîtrise des produits Microsoft (Excel, Word, PowerPoint, etc.). • Expérience en organisation de déplacements internationaux et nationaux complexes. • Expérience du système d’organisation de déplacement et de notes de frais, via Concur. Si vous avez besoin d’aide ou d’une adaptation en raison d’un handicap, vous pouvez nous contacter sur [email protected] . A World-Changing Company At Palantir, we’re passionate about building software that solves problems. We partner with the most important institutions in the world to transform how they use data and technology. Our software has been used to stop terrorist attacks, discover new medicines, gain an edge in global financial markets, and more. If these types of projects excite you, we'd love for you to join us. The Role Our team of Admins do more than just support our leaders: we’re the backbone of busy people at Palantir. We build strong relationships with the people we support and anticipate their needs without being asked with a friendly, willing, and engaging demeanor. Our passion for helping others makes us an invaluable resource at Palantir, and we are very proud of the support we provide. In this role, you will be responsible for handling a variety of administrative assistance responsibilities. You’ll be a superb and accurate organizer in managing expenses, travel, and calendaring. You’ll exercise tact and diplomacy in helping to manage relationships with senior stakeholders both internal and external to Palantir. You’ll also demonstrate good judgment and strategic thinking by understanding competing priorities and organizing accordingly. Core Responsibilities • Provide administrative support, including working with highly confidential information. • Book travel arrangements (domestic and international). • Handle complex calendars, exercising good judgment to align calendars with strategic priorities and maximize productivity. • Organize, and prioritize incoming emails in real time. • Proactively build professional relationships with internal and external stakeholders. • Identify inefficiencies and opportunities to improve, and create new processes and solutions to capitalize on them. What We Value • Ability to think and pivot quickly, anticipate needs, and execute autonomously, with strong attention to detail. • Ability to interact with a wide range of teams internally and externally with tact, sensitivity, and friendliness. High level of professionalism, confidentiality, and discretion in both internal and external interactions. • Ability to multi-task and prioritize, with a high sense of urgency. • Excellent communication skills and perceptiveness. • Self-motivation and a willingness to build new sources, processes, content, or otherwise to contribute to the global company mission. • Proficiency in French and English. • Ability to work a varied schedule based on the needs of the people or team you support. Some nights/weekends will be required, as well as travel up to 25% of the time to Palantir’s domestic and international offices. Preferred • At least two years of support or personal assisting experience, preferably in a fast-paced environment. • Excellent computer skills, and proficiency with Microsoft products (Excel, Word, PowerPoint, etc.). • Experience with scheduling complex international and domestic travel itineraries. • Familiarity with travel booking and expense reporting via Concur. If you need assistance or an accommodation due to a disability, you may contact us at [email protected] . Apply for this job