Regional Branch Coordinator/Coordonateur de succursale regional

Job Description

We’re Hiring for a Bilingual Regional Branch Coordinator! If you are excited and passionate about helping #LetsSolveWater, consider joining our team today! Xylem , Inc. is a leading global water technology company servicing more than 150 countries and is dedicated to solving the world’s most challenging water issues. We are looking for individuals to join our mission by exceeding customer expectations through smart sustainable solutions. At Xylem, you will have the opportunity to solve water by participating in our paid Volunteer Program, Xylem Watermark! T HE ROLE : The Branch Coordinator will be responsible for assisting customers in a personalized and friendly manner to ensure every experience is an exceptional one. This role will also serve as administrative support for the service center and region they support and is available to assist customers with their Xylem product selection and availability, order entry, product delivery and return, and invoicing (duties may vary between US and Canada). CORE RESPONSIBILITIES : To perform the job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily.:

• Act as site champion for safety. Manage injury reporting through GenSuite. Participate in routine safety calls and/or meetings.
• General support for all regional service centers such as setting up accounts in GEP and maintaining service agreements.
• Assist service personnel to ensure Preventative Maintenance Agreements are completed properly. Manage inbound phone calls, online inquiries and customer walk-ins.
• Ensure purchase orders are properly entered into procurement system to include price and quantity. Complete process for receiving materials, goods and services timely and accurately.
• Schedule and coordinate preventative and corrective maintenance for sales and delivery vehicles.

QUALIFICATIONS :

• Ability to effectively communicate verbally and in writing in English and French
• Effective interpersonal skills with customers and employees
• Computer proficiency to include Microsoft Word and Excel
• Solid math skills
• General accounting skills
• Ability to handle multiple projects, prioritize, meet deadlines and work independently with initiative
• Resourceful and well organized; efficient and detail oriented
• Ability to adapt to frequent change in a high pressure environment
• Strong sense of responsibility and desire to complete tasks properly
• Ability to work independently or as part of a team
• Ability to work across multiple ERP (Enterprise Resource Planning) systems

Education & Experience

• High school graduate; 2 or 4 year college graduate preferred
• Prior experience in a commercial or industrial environment helpful
• Prior experience in an equipment rental environment helpful

At Xylem, we embrace diversity and strive to create avenues where employees feel valued and appreciated through our DE&I initiatives and Employee Resources Groups (ERG). Xylem is proud to be an Equal Employment Opportunity and Affirmative Action workplace. Xylem prohibits discrimination, harassment of any kind and does not discriminate in employment on the basis of race, color, religion, sex or sexual orientation (including pregnancy and gender identity), national origin, political affiliation, marital status, medical conditions or disability, genetic information, age, or other non-merit factors. Join the global Xylem team today! Xylem is a team creating advanced technology solutions to the world’s water challenges through developing new technologies and services that will improve the way water is used, conserved, and re-used in the future is central to our work. Our products and services move, treat, analyze, monitor, and return water to the environment, in public utility, industrial, residential, and commercial building services settings. Xylem also provides a leading portfolio of smart metering, network technologies and advanced analytics solutions for water, electric and gas utilities. Disclaimer: The information listed within this job description is designed to indicate the general nature of work expected for this position and shall not be viewed as a comprehensive inventory of all duties, responsibilities, and qualifications required in this position. Employees must be able to perform the essential functions of the position satisfactorily and if requested, reasonable accommodations will be made to enable employees with disabilities to perform the essential functions of their job absent undue hardship. Xylem reserves the right to modify this job description or assign other duties to this position as needed. Nous recrutons un coordonateur de succursale regional bilingue! Xylem, chef de file mondial des technologies de l’eau, s’est donné comme mandat de résoudre les problèmes d’approvisionnement en eau les plus ardus de la planète. Il est le principal fournisseur mondial de technologies efficaces, innovantes et durables visant à améliorer l’utilisation, la gestion, la conservation et la réutilisation de l’eau. Notre équipe internationale est unie par un but commun : mettre au point une technologie d’avant-garde et d’autres solutions fiables pour résoudre les problèmes d’approvisionnement en eau dans le monde entier. Nous nous engageons à mettre en place une entreprise reposant sur l’inclusion et la diversité, où chacun se sent investi, respecté, valorisé et relié aux autres tout en ayant la possibilité d’exprimer ses idées et son authenticité. Si l’idée de nous aider à résoudre les problèmes d’approvisionnement en eau (#letssolvewater) vous enchante et vous enthousiasme, nous voulons vous entendre! Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre site à l’adresse www.xylem.com​. Nature du poste : Le coordonateur de succursale offre aux clients une aide amicale et personnalisée pour que chaque expérience soit exceptionnelle. Le coordonateur de succursale agit à titre de soutien administratif auprès du centre de service et de la région qu’il appuie et aide les clients à divers égards : choix et disponibilité des produits de Xylem, saisie des commandes, livraison et retours des produits ainsi que facturation. (Les droits imposés peuvent être différents au Canada et aux États-Unis.) Principales tâches et responsabilités :

• Gérer les appels téléphoniques entrants, les demandes faites en ligne et les visites de clients.
• Traiter les demandes des clients, comme les propositions de prix pour la location et la passation de commandes, au téléphone, en personne ou par courriel.
• Répondre aux questions couramment posées sur les produits et, au besoin, diriger les questions vers le service ou le personnel de vente concerné.
• Saisir les commandes et organiser la livraison à tous les établissements et lieux conformément aux ententes conclues, notamment à celles concernant les modalités de transport.
• Au besoin, aider à charger le produit en vue de sa livraison au client. Veiller à ce que le personnel de livraison ait en main l’adresse exacte de l’établissement où livrer la marchandise ainsi que les documents qu’il faut pour que le client accepte le produit livré.
• Exécuter dans RentalResults les opérations nécessaires pour mettre fin aux frais de location du matériel. Prévoir la collecte des produits et préparer les documents à signer par les clients. (États-Unis seulement)
• Aider les techniciens de l’atelier de maintenance à remplir les bons de travail et à réunir les pièces nécessaires à la réparation du produit.
• Veiller à ce que les bons de commande soient bien saisis dans le système d’approvisionnement et indiquent le prix et la quantité. Réceptionner les articles, les biens et les services de manière précise et en temps opportun.
• Prévoir et coordonner l’entretien préventif et correctif des véhicules du personnel des ventes et de la livraison.
• Agir à titre de porte-parole de l’établissement en matière de sécurité. Gérer les signalements de blessures par l’entremise de GenSuite. Participer aux visites et réunions régulières en matière de sécurité.
• Fournir un soutien général à tous les centres de service régionaux, par exemple en ouvrant les comptes dans le logiciel GEP et en tenant à jour les ententes de service.
• Dans le cadre de la gestion mondiale des stocks, aider au rapprochement des stocks en confirmant l’emplacement et l’attribution de ces derniers et en participant à leur inventaire physique.
• Coordoonner l’entretien et les transferts d’équipement de location à l’échelle régionale dans le logiciel STEEB. (Canada seulement)
• Aider le personnel de maintenance à veiller à ce que les ententes d’entretien préventif soient dûment remplies.

Exigences requises :

• Capacité à communiquer de manière efficace oralement et par écrit en français et en anglais.
• Habiletés interpersonnelles nécessaires pour traiter efficacement avec les clients et les employés
• Maîtrise de l’informatique et, en particulier, des logiciels Word et Excel de Microsoft
• Solides compétences en mathématiques
• Compétences générales en comptabilité
• Capacité à prendre en charge plusieurs projets à la fois, à établir des priorités, à respecter les échéances et à travailler de façon autonome en faisant preuve d’initiative
• Débrouillardise et bon sens de l’organisation; efficacité et souci du détail
• Capacité à s’adapter aux changements fréquents dans un environnement sous pression
• Grand sens des responsabilités et désir de bien remplir ses tâches
• Capacité à travailler de façon autonome ou en équipe
• Capacité à travailler avec plusieurs progiciels de gestion intégré (« systèmes d’ERP » [Enterprise Resource Planning])

Scolarité et expérience

• Diplôme d’études secondaires; diplôme d’études collégiales souhaitable
• Expérience en milieu commercial ou industriel utile
• Expérience de la location d’équipement utile

Milieu de travail Les caractéristiques du milieu de travail figurant dans cette section sont représentatives de celles que rencontre l’employé dans l’exercice des fonctions essentielles de cet emploi. Des accommodements raisonnables pourront être proposés aux personnes atteintes de handicaps afin de leur permettre d’assurer les fonctions essentielles de l’emploi.

• Bureau: Matériel de bureau standard; travail habituellement effectué dans un bureau exempt de toute source de nuisance.
• Exposition intermittente à diverses conditions météorologiques extérieures; exposition intermittente aux bruits de l’atelier et du lieu de réalisation des travaux (jusqu’à un maximum de 95 décibels).
• Déplacements : Ceux nécessaires pour accomplir les tâches énumérées ci-dessus. Autres déplacements possibles à la demande de l’entreprise ou en fonction des besoins de celle-ci.

Xylem est un employeur offrant l’égalité des chances. Les décisions d’embauche sont prises sans égard à la race, la couleur de la peau, la religion, la nationalité ou l’origine ethnique, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’âge, l’incapacité, le statut de vétéran protégé ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

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